Are you always looking for the best to-do app to organize your life? After a decade of testing dozens of to-do apps, I settled on the one that offers more features and flexibility than any other.
That app to do is remember the milk.
Remember that The Milk may also be for you if you are looking for something better than the one you use today. However, before jumping to the top, it is important to know if the reasons we have used to make this statement are the same reasons that matter to you .
In this article, we will cover the following factors that drive efficiency and productivity:
Remember that The Milk will clash with these popular to-do apps:
Google Tasks is a joke as a to-do app, but it's included in the list simply for comparison and to show the many ways that both Google Tasks and Microsoft To-Do aren't good enough for everyone else.
One of the hardest features to find in almost every to-do app tested in recent years has been the organization of subprojects. Almost all individual to-do lists use the same linear path when structuring multiple to-do lists.
At first, Remember The Milk seems to fall short in this area because it uses the same linear approach:a single list item opens a single list . There is no option for sub-lists.
However, this is misleading. In Remember The Milk, you need to organize multiple lists under one “folder” using tags .
For example, part of my time is spent working on tasks that some clients randomly send me. I'd like to organize these sub-lists How to keep Trello lists more organized with card decks How to keep Trello lists more organized with card decks Trello organization can get out of hand quickly, but you can make your life easier by using Card image Covers as visual cues. Read More
You do this by creating a tag to organize multiple lists .
Then you just need to tag individual tasks to organize them under the main subheading. You can even create a new tag on the fly if none of the existing ones apply.
Now let's see how other task apps fulfill this feature.
I'm going to establish a common theme that you will read in this article:Microsoft To-Do can't do it.
It's one-dimensional, linear, and that's it. You create individual lists. Alexa can now create endless lists for you. Alexa can now create endless lists for you. Although Alexa's newest skill is simple, it's guaranteed to delight the list maker in his life right now. Read More .
This is one area where Wrike is actually the best of all the to-do apps. It allows you to create a folder to group high-level projects .
This is the way to-do lists should be done. It seems ridiculous that most to-do apps don't offer project folder organization. 7 Really Simple Tips to Manage Your Files and Folders in Google Drive 7 Really Simple Tips to Manage Your Files and Folders In Google Drive There's a lot you can do With 15GB of free storage. Ultimately, managing it well means knowing how to handle the files and folders you'll keep in Google Drive. These tips help. Read more.
So if this feature is the highest priority for you, Wrike may be for you. however There are other areas where Wrike falls short. , so reading the rest of the functions below will serve you well before you decide.
Of any to-do app, Any.do is probably one of the worst when it comes to organization. The concept here seems to be to transform task lists from the traditional “liza” to more of a kanban (card-based) approach.
Each teacher "card" opens to their list of tasks, which are arranged in terms of when they are due. Today, tomorrow, next, and someday..
This is a GTD method How to Get Things Done and Stop Procrastination How to Get Things Done and Stop Procrastination Do you often miss deadlines or work overtime? Are you procrastinating? Try these strategies and apps to change habits, get things done, and reduce stress. Read More
If you hope to organize many areas of your life and many different projects that serve different life goals. 5 New Habit Apps That Really Work To Achieve Your Goals. 5 New Habit Apps That Really Work To Achieve Your Goals. Habit training and monitoring applications. They are some of the most popular productivity tools. Have you already tried these great new tools? Read More There is no way to organize sublists in large projects with Any.do .
Todoist was one of my favorite apps to make for a long time, and this feature was one of the reasons why. With Todoist, you can Indent subprojects to group them into master projects. , or you can tag tasks.
This means that you can't just create subprojects. But you can also create subprojects to your heart's content. If you're an organization freak who likes to consolidate tasks within many subfolders, this works like a dream.
El único defecto que lo coloca debajo de Remember The Milk es que a diferencia del enfoque de etiquetado, Este enfoque de sangría es manual y requiere mucho tiempo. . Sin embargo, Todoist le permite etiquetar tareas, lo que lo coloca en el mismo nivel que Remember The Milk en cuanto a organización sublista.
Aunque dije que Google Tasks es una broma como una aplicación de tareas, al menos te permite sangrar subtareas debajo de las tareas primarias. sin embargo, Google Tasks no tiene una función para colocar listas secundarias debajo de proyectos individuales .
Como puede ver, hay algunas aplicaciones pendientes que ofrecen esta función, pero las que sí lo son son manuales y difíciles de administrar. Wrike lo hace mejor, literalmente te da la posibilidad de colocar proyectos dentro de carpetas. Recuerda la leche en su lugar automatiza la organización en sub “carpetas” permitiéndote organizar artículos con etiquetas de alto nivel.
Una de las razones principales por las que cambié a Remember The Milk fue por lo bien que se maneja horarios y fechas de vencimiento . Esta es una parte crítica de la gestión del tiempo tipo zen..
Una cosa es administrar las tareas únicas que puede completar en una sola sesión, pero cuando administra varias tareas que tardan días en completarse, una fecha de vencimiento por sí sola no es suficiente. Tu necesitas un fecha de inicio .
Esto le ayuda a crear ranuras lo suficientemente grandes en su programación para manejar la verdadera profundidad de la tarea.
Otra característica que es crítica para una aplicación de tareas efectiva es la capacidad de crear tareas recurrentes .
Recuerde que la función de tareas recurrentes de The Milk es la más flexible que he visto en cualquier lugar. No solo puede configurar patrones complejos diarios, semanales, mensuales o anuales, sino que también puede configurar la tarea para que se repita en el momento en que la complete..
Tan simple y carente de la mayoría de las características como es, Microsoft al menos consiguió las tareas recurrentes de manera correcta.
En Microsoft To-Do, puede configurar tareas para que se repitan todos los días, o varias veces a la semana, al mes o al año. No hay opción de repetirse solo cuando se completa una tarea.
Al igual que con la mayoría de las funciones, Wrike proporciona un poco más de flexibilidad que la mayoría de las otras aplicaciones de tareas. No solo ofrece la recurrencia estándar diaria, semanal, mensual y anual, sino que también le permite detener la recurrencia después de un cierto número de activadores, y puede retrasar la fecha de inicio de la primera recurrencia.
Al igual que con la mayoría de las otras aplicaciones de tareas, no hay ninguna opción para volver a aparecer inmediatamente después de completarse, como lo hace Remember The Milk.
A pesar de que la organización del proyecto de Any.do deja mucho que desear, al menos hace bien las tareas recurrentes.
Al igual que Wrike, tiene la opción de dejar de repetirse después de un número determinado de activadores, o después de una fecha específica. Nuevamente, no hay opción de repetirse inmediatamente después de completar.
Todoist fue la aplicación de tareas de mi elección 11 Características de Todoist que puede haber perdido 11 Características de Todoist que puede haber perdido Todoist es un poderoso administrador de tareas. ¿Lo estás utilizando en todo su potencial? Aproveche al máximo Todoist y revise las características que puede haber perdido. Lea más durante varios años, y una de las razones fue su uso inteligente de los comandos simples en inglés para crear tareas recurrentes.
Puedes escribir algo como “cada 3er viernes” y Todoist es lo suficientemente inteligente como para establecer la próxima fecha de vencimiento el tercer viernes del mes en curso y todos los meses posteriores. Entiende muchas variaciones diferentes de la programación. Tuve dificultad para tratar de dejarlo.
El único problema que empecé a tener con Todoist es que, en ocasiones, cuando completaba una tarea, no siempre se volvía a programar correctamente para la siguiente fecha correcta. Terminé perdiendo algunas fechas de vencimiento debido a esto, y eso fue lo que provocó mi búsqueda de una nueva aplicación de todo.
No puedes crear tareas recurrentes en absoluto en Tareas de Google , lo que parece tonto Sin embargo, es solo otro producto de Google que podría mejorar mucho. ¿Por qué Google apesta? Problemas molestos con el producto que nunca solucionan ¿Por qué chupa Google? Problemas molestos del producto que nunca solucionan "¿Por qué apesta Google?" Google es popular pero está lejos de ser perfecto. Hablemos sobre las malas opciones de diseño y las fallas funcionales de los productos de Google. Read more.
La función número uno para mí cuando uso cualquier aplicación de tareas pendientes es la capacidad de ver mi día o mi semana de un vistazo rápido y comprender cuáles son las principales prioridades. Algunas aplicaciones de tareas pendientes hacen esto muy bien. Otros luchan terriblemente.
Echemos un vistazo a Remember The Milk primero.
Remember the Milk le ofrece una serie de vistas que le ayudan a obtener una visión general rápida de su semana o su día. Mi vista favorita es la “Esta semana” Ver, que le muestra todas las tareas que tiene que realizar desde el sábado hasta el domingo. Esto hace que sea mucho más fácil cambiar las tareas para que la carga de trabajo de la semana esté mejor equilibrada.
Echemos un vistazo a lo mal que todas las demás aplicaciones de tareas pendientes se quedan cortas en esta área.
El panel de Microsoft To-Do no existe. Todo lo que ofrece es un “Mi día” Ver que muestra los artículos que vencen hoy..
Esto no es muy útil en absoluto cuando intenta planificar el trabajo con anticipación para no tener que enfrentar una crisis de prioridades conflictivas el mismo día.
Wrike utiliza un enfoque interesante para las tareas de cuadros de mandos. Agrupa tareas por hoy , esta semana , la próxima semana , y luego .
Aunque la visualización de todas las agrupaciones es obligatoria, no hay otro tipo de vista para seleccionar, sigue siendo una forma útil de organizar las tareas. Puede ver futuras tareas futuras que pueden ayudarlo a cambiar las prioridades y, al mismo tiempo, puede ver todas las tareas de hoy que requieren su atención inmediata.
Un problema que tuve con Wrike fue que Está construido para una colaboración en equipo. . Esto significa que las tareas tienen asignados. Si usa Wrike como individuo y se olvida de agregarse a sí mismo como un cesionario, no aparecerá en “Mi trabajo”, y podría terminar perdiendo tareas con fechas de vencimiento importantes. Las aplicaciones de tareas del equipo tienen su lugar 8 Herramientas gratuitas para trabajar y colaborar en línea desde su casa 8 Herramientas gratuitas para trabajar y colaborar en línea desde su casa Trabajar desde casa puede ser una configuración conveniente, gracias a su flexibilidad. But collaborating online with clients and teams can quickly become complicated and stressful. We show you free tools to build a reliable workflow. Leer más, pero para la gestión de proyectos personales, no funcionan bien.
También noté que al mover una tarea entre carpetas de proyectos, la tarea no se mostraría en la lista de hoy. Cuando me puse en contacto con el servicio de atención al cliente de Wrike sobre esto, intentaron decir que era un comportamiento normal. Sin embargo, la fecha de vencimiento todavía estaba en la lista hoy, pero no se mostraba en “hoy”, así que la explicación no era aceptable. Dado que este error me hizo faltar a las tareas, esta fue la razón principal por la que finalmente me fui de Wrike de forma permanente.
Como se mencionó anteriormente en este artículo, AnyDo utiliza un sistema tipo Kanban donde las tarjetas se pueden cambiar entre proyectos y fechas de vencimiento.
Por lo tanto, puede cambiar fácilmente una tarea de hoy a mañana arrastrando la tarjeta de tareas a mañana.
El problema con este panel de control es que todas las tareas enumeradas en el día de mañana, las próximas y algún día no se muestran a su vencimiento, por lo que es muy difícil planificar su trabajo futuro sin abrir tarjetas de tareas individuales y verificar fechas de vencimiento. Es una configuración muy torpe. Está claro que el intento es crear un panel de control minimalista, pero es posible minimizar tanto que un sistema sea demasiado simple e inutilizable..
Esta es un área en la que Todoist obtiene puntos de bonificación. Todoist ofrece la posibilidad de ver tareas por Hoy y Próximos 7 dias .
En la vista de lista para cada pantalla, las tareas muestran la fecha de vencimiento y también el proyecto del que forman parte. Esto hace que organizar el trabajo diario y el trabajo semanal sea muy fácil.
No sorpresa, Tareas de Google se queda corto en esta área también. Si bien puede ordenar las tareas en proyectos individuales por fecha de vencimiento, no puede organizar su lista completa de tareas en todos los proyectos en el orden de la fecha de vencimiento. Ciertamente no puedes agruparlos por hoy, semana o mes.
Lo último que quieres es una aplicación para hacer que esté aislada del resto del mundo. Una de las formas más efectivas de aumentar la productividad es automatizar 10 Bots de productividad para automatizar tareas y ahorrar tiempo 10 Bots de productividad para automatizar tareas y ahorrar tiempo Siempre que una tarea repetitiva siga un patrón, considere la posibilidad de automatizarla. Los robots de inteligencia artificial (IA) pueden aprender estos patrones y ahorrarle tiempo. Read more
Por ejemplo, tal vez cuando complete una tarea en un determinado proyecto, le gustaría enviar automáticamente un correo electrónico a su gerente con los detalles. Cosas como esta son posibles con las aplicaciones de tareas pendientes que son Integrado con servicios como Zapier o IFTTT. .
Aquí está el desglose de las integraciones para las aplicaciones de todo revisado en este artículo.
Integrado con IFTTT:
Integrado con Zapier:
Integrado con Slack:
Añadir tareas por correo electrónico:
Como puede ver, incluso en el área de integraciones con otros servicios., Recuerda que la leche sale a la cabeza .
Ahora que ha revisado todas las diferencias entre las aplicaciones de tareas principales, ¡no se detenga ahora! Es hora de tomar una decisión e inscribirse en una de estas aplicaciones:
Si bien yo personalmente elegí Remember The Milk como la mejor opción para hacer, es solo la mejor opción para las cosas que son importantes para mí. Es de esperar que el resumen anterior, extraído de la experiencia de muchos años con estas aplicaciones, lo ayude a tomar una mejor decisión sin perder todo el tiempo haciéndolo..
