The tools we normally use to manage personal projects have one big drawback. To-Do Lists To-Do List App:Any.do vs Todoist vs Wunderlist To-Do List App:Any.do vs Todoist vs Wunderlist Some to-do list apps are head and shoulders above the rest. But how do they compare and which one is best for you? We'll help you find out. Read More We show you how you can implement it for yourself or your team Read More should be done and (perhaps) who You should. But they're not that good at planning the when . This is the domain of business-oriented tools, such as Waterfall's project management approach.
One of the main reasons why companies use a set of tools and processes to manage their projects is for profitability. Once management decides that a particular project will add value to the business, there is a cost for every hour the project is not completed. However, as individuals, it is very easy to let personal projects slide. We are sick or too tired, or work is too busy, or there are too many cat videos on the Internet. Part of the discipline of project management is not only bringing projects to completion, but also initially setting them up to finish on an acceptable basis. period of time.
In this article, we'll look at how you can use business tools to stay on track and get things done.
There are a couple of important project management tenents you'll need to learn:
Given a desired end goal, the first step in most projects is to break that goal down into achievable tasks. Por ejemplo, si busca crear un blog de WordPress, su nivel superior puede incluir escribir contenido, diseñar un logotipo e instalar / desplegar WordPress en su servidor. Creando un estructura de desglose del trabajo (WBS) implica dividirlos y subdividirlos hasta que te quedes con Tareas que son fáciles de ver, comprender y ejecutar para alguien.
La WBS real para este proyecto simple podría tener este aspecto:
Cuanto más pequeñas sean las tareas, mejor. Por ejemplo, el “escribir contenido para publicaciones” Los artículos podrían dividirse aún más uno por publicación. Hacerlos más pequeños no solo te permite ver el progreso antes. También proporciona flexibilidad para reorganizarlos para cumplir con una fecha determinada. También debe tener un concepto de lo que debe completarse antes de que pueda comenzar otra cosa. 6 Project Management Tips You Can Use to Organize Your Life 6 Project Management Tips You Can Use to Organize Your Life Project management is the profession of getting things done. Our tips will help you apply a project manager's perspective, skills, and tools to organize your own life. Leer más, conocido como antecesores o dependencias .
Por ejemplo, su diseñador no puede producir el borrador de su logotipo hasta que después La has seleccionado. Así que el esquema de tu proyecto ahora se ve así:
Ahora que sabe lo que se debe hacer, necesita averiguar quién lo hará y cuándo. Para asignar una tarea a alguien, primero debe asegurarse de que pueda hacerlo (por ejemplo, no asigne 3.5 a su diseñador gráfico). Pero también necesita saber cuánto están disponibles en general, y cuándo. Se llama Administracion de recursos . Comienza con la comprensión de cuántas horas al día hay alguien disponible, luego el seguimiento de esa disponibilidad en función del trabajo que asigna.
Por ejemplo, puede tener un trabajo de día. En sus 9 a 5, probablemente esté disponible ocho horas al día. Pero para sus proyectos personales, puede bloquear una hora o dos Bloqueo de tiempo:el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo:el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Try time lock. This time management tactic can help you stay on track while keeping distractions, procrastination, and unproductive multitasking at bay. Leer más en la noche. Esto significa que tienes un semanario capacidad de:(2 * 5) =10 horas a la semana (continúa, quita los fines de semana ... te lo mereces). Esto significa que una tarea determinada que una persona que trabaja a tiempo completo podría completar en un día le llevará cuatro días hábiles. El cálculo de las cosas según la capacidad le dirá cuánto tiempo durarán sus proyectos. De Verdad tomar.
Estamos llamando a esto “Planificación optimizada,” Porque la creación de la WBS es, de hecho, también la planificación. Pero lo que puede encontrar es que hará el plan inicial para el “en el mejor de los casos.” Habrá una y solo una tarea que se llevará a cabo a la vez (fácil de administrar), y todas caen perfectamente una tras otra. Pero rara vez es así como funcionan los proyectos en la práctica. Durante esta fase, ajustará la estructura y las asignaciones en el proyecto dependiendo de:
Lo que probablemente encontrará es que algunas partes del proyecto aumentan en duración y buscarán formas de acortar otras. Ahora que tiene una idea de lo que debería incluir en el plan de su proyecto, veamos cómo hacerlo realmente..
Antes del paso a paso, una palabra rápida en defensa de las herramientas de gestión de proyectos. He escuchado algo como lo siguiente muchas veces, al sugerir o asignar a alguien para aprender una de estas aplicaciones:
Hay una razón por la que los diagramas de Gantt (que han existido durante más de un siglo) todavía se utilizan, y por eso son tan populares en la gestión de proyectos en cascada. Son la mejor vista única para visualizar su línea de tiempo, su estado y las tareas individuales, especialmente si está usando la gestión de proyectos de Waterfall..
Los calendarios no te dan una vista única de tu proyecto. Las listas de tareas lineales rara vez tienen en cuenta las dependencias, y ninguna otra herramienta ayuda a actualizar automáticamente las fechas de inicio y finalización, como las aplicaciones basadas en Gantt..
Lo que muchas personas se equivocan con estas aplicaciones es cómo las usan. Pero te mostraremos cómo hacer las cosas de la manera más fácil. Usaremos ProjectLibre para nuestro proyecto de ejemplo de modelo Waterfall, aunque los pasos deberían funcionar de manera casi idéntica en cualquier cosa que proporcione un diagrama de Gantt interactivo. ¿Necesita una plantilla de diagrama de Gantt para Excel o PowerPoint? Aquí hay 10 opciones únicas ¿Necesita una plantilla de diagrama de Gantt para Excel o PowerPoint? Aquí hay 10 opciones únicas No necesita Microsoft Project para realizar un seguimiento del progreso. Estas plantillas de gráficos de Gantt para Excel y PowerPoint le ayudarán a administrar su proyecto también. Leer más (escritorio, móvil, web, incluso archivos de Excel).
Instalar ProjectLibre es tan simple como descargar la última versión (1.7 al momento de escribir) y ejecutar el instalador EXE (Windows), arrastrar el DMG a su carpeta de Aplicaciones (Mac), o instalar el paquete RPM o DEB a través de su método preferido ( Linux).
Una vez que estés instalado, activa ProjectLibre y selecciona el Crear proyecto option. Le dará un diálogo para ingresar información preliminar como nombre y fecha de inicio.
El primer paso es crear tu WBS. Comience a anotar todas las tareas que conoce en cualquier lugar:mensaje de correo electrónico, archivo de texto sin formato, documento de procesador de textos, OneNote. Con lo que te sientas cómodo mientras la lluvia de ideas está bien. Ahora, abre ProjectLibre al Gantt vea y pegue el texto en las celdas de la izquierda que se asemejan a una hoja de cálculo.
El primer error de muchas personas es usar estas aplicaciones de forma puntual y con un clic. No lo hagas Trate el lado izquierdo de la pantalla exactamente como en las hojas de cálculo y use los métodos abreviados de teclado 35 Todos los días Atajos de teclado de Microsoft Excel para Windows y Mac 35 Todos los días Atajos de teclado de Microsoft Excel para Windows y Mac Los métodos abreviados de teclado pueden ahorrarle mucho tiempo. Utilice estos accesos directos de Microsoft Excel para acelerar el trabajo con hojas de cálculo en Windows y Mac. Lee mas :botones de flecha moverse alrededor, F2 para editar, y Entrar comprometerse.
Las únicas cosas adicionales que necesitará saber son las pulsaciones de teclado para sangrar (Ctrl +. (período) para ProjectLibre, aunque es Lengüeta en MS Project) y vencidos (Ctrl +, (coma) en ProjectLibre, Mayús + Tabulador en proyecto) tareas. Esta parte funciona como un esquema en Word. Le permite crear rápidamente las diversas fases y tareas (que son entradas de nivel inferior) en su plan.
A continuación, ponga en su Antecesores (es decir, A debe terminar antes de que B pueda comenzar). Aquí de nuevo, use teclas de flecha y Enter / Tab para la entrada rápida. Finalmente, agregue Trabajo , o la cantidad de tiempo que crees que tomará cada elemento.
Notará que suceden dos cosas cuando empiece a ajustar la WBS. En primer lugar, las líneas que se convierten “padre” los elementos se convierten en fases, lo que significa que terminan cuando todas sus tareas secundarias están completas. En segundo lugar, a medida que agregue predecesores, notará que las fechas de inicio y finalización se ajustan automáticamente. Si bien aún puede parecer una gran empresa, mire lo siguiente para ver un ejemplo de lo rápido y fácil que puede ser esto. (El tiempo para crear este plan fue de poco más de tres minutos. La única parte que no se muestra a continuación fue escribir las tareas anteriores).
Aunque ingresaste en el trabajo para cada tarea, notarás su Duraciones todos muestran algo como “.25 días?” incluyendo el signo de interrogación.
Esto se debe a que la aplicación supone que cada una se realizará dentro de un día de ocho horas. Pero esto puede verse afectado por otros factores, incluida la capacidad de recursos. Su capacidad.
Para este proyecto, asumo que estaré disponible durante un par de horas al día. Basado en un día de ocho horas, esto equivale a una capacidad del 25 por ciento (si estuviera disponible a tiempo completo, sería del 100 por ciento). Cuando ingrese mi nombre como recurso para cada tarea, estaré agregando “[25%]” Después de eso, que es la notación de ProjectLibre para la capacidad. Mira en el corto screencast abajo lo que pasa con el “Duración” Columna como me asigno estas tareas a mi mismo. Teniendo en cuenta mi capacidad, ProjectLibre ha multiplicado por cuatro la duración de cada tarea..
Ahora puedo ver que, si bien el proyecto tiene una duración de poco más de 80 horas, en realidad tardará unas cinco semanas en completarse..
Esta es una de las ventajas de la metodología Waterfall:le muestra líneas de tiempo más realistas..
¡Pero no se preocupe! Podemos hacer un par de ajustes para marcar esa fecha..
Una vez que haya ingresado todos sus recursos, tendrá la oportunidad de dar un paso atrás y examinar su plan. Por ejemplo, puedes ver que el Diseño visual y Logo Draft Las tareas no me son asignadas. Esto es porque soy un artista terrible, y si intentara hacerlo yo mismo, no iría bien. Pero también significa que si bien algunos talentoso El artista estará trabajando en estas tareas, puedo trabajar en otra cosa mientras tanto.
Establecimos la versión inicial de nuestro plan de una manera estrictamente lineal:cada tarea se inició cuando terminó la anterior, y lo mismo ocurre con las fases. Pero ajustemos los predecesores de modo que las fases no sean dependientes y eliminemos las de las tareas que no haré. Observe cómo mueve las partes de la línea de tiempo alrededor.
Ahora hemos reducido el proyecto en aproximadamente una semana. Teniendo en cuenta que estoy haciendo la mayor parte del trabajo, esto no está tan mal. Probablemente podríamos hacerlo mejor moviendo la sección de creatividad primero y trabajando en el contenido mientras el logotipo está en producción..
Con sus propios proyectos, es muy fácil simplemente sacar un calendario. Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de tareas. Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de tareas. Al organizar su vida, dos herramientas son indispensables:su calendario y su lista de tareas pendientes. But most task management solutions keep these two things separate. We will show you how to combine them. Lee más, elige un par de citas y sigue tu camino alegre.
Uso de herramientas ligeras como OneNote (cómo usar OneNote para la administración de proyectos Cómo usar Microsoft OneNote para la administración de proyectos Cómo usar Microsoft OneNote para la administración de proyectos OneNote es la herramienta de colaboración ideal para administrar proyectos simples en equipos pequeños. Y es completamente gratis. Vea cómo ¡OneNote puede ayudar a que sus proyectos despeguen! Lea más) o Trello (cómo usar Trello para la gestión de proyectos Guía de Trello para la vida y gestión de proyectos Una guía para Trello para la vida y gestión de proyectos Trello puede ayudarlo a organizarse. Es una herramienta gratuita para administrar cualquier tipo de proyecto. Lea esta guía para comprender su estructura básica, la navegación y cómo Trello puede serle útil. Leer más) lo acerca un poco más a la marca, ya que al menos explican quién está haciendo qué.
Pero pasar por este ejercicio en algo como ProjectLibre lo obliga a pensar cuánto tiempo tiene realmente para dedicarlo, qué cuellos de botella existen y dónde puede necesitar ayuda. También ayuda a dividir sus proyectos en partes manejables para asegurarse de que está progresando. Si bien puede pensar que una herramienta como ProjectLibre fue excesiva, con suerte, hemos demostrado lo fácil que puede ser..
¿Por lo general, simplemente lo alabas cuando se trata de los proyectos de tu mascota? ¿O usas un sistema como la gestión de proyectos en cascada? Háganos saber cómo usted “auto-proyecto-gestión” abajo en los comentarios!
